Règlement intérieur
Cotisations
a. Adhésion des nouveaux membres
Pour faire partie de l’association, il faut adhérer à ses statuts et s’acquitter de la cotisation dont le montant est fixé par le conseil d’administration.
Le conseil d’administration peut refuser des adhésions avec avis motivé.
Les mineurs.es peuvent adhérer à l’association sous réserve d’un accord tacite ou d’une autorisation écrite de leurs parents ou tuteurs légaux. Ielles sont membres à part entière de l’association et peuvent s’inscrire dans la construction et l’évolution de celle-ci. En revanche, les mineur.e.s ne sont pas éligibles à voyager avec l’association.
L’association s’interdit toute discrimination, veille au respect de ce principe et garantit la liberté de conscience pour chacun de ses membres.
Tout nouveau.elle membre doit soumettre aux membres du bureau sa volonté d’intégrer l’association. Iel devra par la suite passer un entretien avec un.e membre du bureau ou bien un.e adhérent.e qui se réservera le droit d’accepter ou de refuser la demande d’adhésion du.de la postulant.e.
b. Montant des cotisations
Le montant de la cotisation annuelle a été fixé à 20€. L’adhésion est valable sur l’année calendaire pour laquelle elle a été réglée et devra être renouvelée chaque année avant le 28 février pour les renouvellements d’adhésion.
2. Discipline
Procédures d’exclusion et de radiation
La qualité d’adhérent.e se perd par :
La démission ou le non-renouvellement de la cotisation
L’exclusion prononcée par le conseil d’administration pour motifs graves, l’intéressé.e ayant été invité.e à faire valoir ses droits à la défense auprès du conseil d’administration.
Le décès
Un.e membre peut être radié.e de l’association en cas d’infraction aux règles statutaires ou au règlement intérieur. L’intéressé.e est averti par lettre recommandée avec accusé de réception des faits qui lui sont reprochés et des conséquences susceptibles d’en résulter, et ielle est invité.e à se présenter dans un délai de 2 semaines devant le conseil d’administration afin de se défendre et de présenter ses observations.
A la suite de cette procédure, si l‘exclusion est prononcée par le conseil d’administration, le.la membre exclu.e peut faire :
un recours à l’amiable devant l’assemblée générale
3. Finances et Comptabilité
Règles de tenue de la comptabilité
Il est tenu une comptabilité selon les normes du plan comptable associatif, et en faisant apparaître annuellement un bilan, un compte de résultat et, le cas échéant, une ou plusieurs annexes. Les comptes annuels sont tenus à la disposition de tous les membres, avec le rapport moral, de gestion, d’activités, le rapport financier et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, pendant les 15 jours précédant la date de l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos.
Indemnités de remboursement
Les adhérent.e.s peuvent percevoir des indemnités de remboursement pour des dépenses engagées au profit de l’association sous réserve que cette dépense à été validée par un.e membre du conseil d’administration en amont et qu’un accord a été trouvé par les 2 parties sur les modalités de remboursement, totale ou partielle, qui peuvent varier d’une dépense à une autre.
Ressources financières
Les ressources de l’association sont affectées au financement de ses projets et au paiement de ses charges.
Les ressources de l’association se composent :
des subventions de l’Etat et des collectivités territoriales ou de leurs groupements;
des dons manuels des personnes morales privées dans le cadre du mécénat;
des dons manuels provenant de la générosité du grand public et sous réserve de l’agrément de l’autorité compétente, s’il y a lieu;
des cotisations des membres;
du produit de la vente de biens, de service ou de prestations fournies par l’association;
du revenu de son patrimoine;
des ressources créées à titre exceptionnel;
de toutes les ressources autorisées par la loi.
5. Assemblées générales
Dispositions communes
Tous les membres de l’association ont accès aux assemblées générales, y compris les membres mineur.e.s.
Les assemblées générales sont convoquées par le.la président.e du conseil d’administration, au moins 15 jours à l’avance.
La convocation contient l’ordre du jour fixé par le conseil d’administration.
La convocation des membres se fait par courrier électronique.
Les membres du CA exposent les questions à l’ordre du jour, et conduisent les débats.
Les assemblées générales sont ordinaires ou extraordinaires : leurs décisions régulièrement adoptées sont obligatoires pour tous.
Seuls les membres actifs.ves et les membres fondateurs.rices à jour de cotisation de l’exercice échu participent aux votes.
Chaque membre dispose d’une voix.
Le vote par procuration est autorisé (dans la limite d’une procuration maximum par membre).
Le vote par correspondance (vote électronique) est autorisé.
Il est tenu un procès-verbal des délibérations et résolutions des assemblées générales. les procès-verbaux sont établis sans blanc ni rature, et signés par le.la président.e et le.la tresorier.ère du CA.
Assemblées générales ordinaires
1. Pouvoirs
L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, et chaque fois que nécessaire, sur l’initiative du conseil d’administration ou à la demande du tiers au moins de ses membres.
L’assemblée générale ordinaire entend et approuve le rapport moral de gestion, d’activités, le rapport financier, et le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.
L’assemblée générale ordinaire procède à l’élection des administrateur.rice.s en veillant à respecter l’égal accès des hommes et des femmes dans des proportions qui reflètent l’ensemble des adhésions.
L’assemblée générale ordinaire autorise le conseil d’administration à signer tout acte, à conclure tout engagement, et à contracter toute obligation qui dépasse le cadre de ses pouvoirs statutaires.
L’assemblée générale ordinaire délibère sur toutes questions figurant à l’ordre du jour, et ne relevant pas de la compétence exclusive d’un autre organe de l’association.
2. Quorum, majorité et mode de scrutin
L’assemblée générale ordinaire ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins de ses membres ayant le droit de vote est présente. Si une première assemblée n’a pas réuni le quorum exigé, une nouvelle session sera convoquée dans les 15 jours qui suivent et dans ce cas, les décisions pourront être valablement prises, quel que soit le nombre de membres présents.
Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés ayant droit de vote. En cas de partage, la voix du.de la président.e est prépondérante.
Toutes les délibérations sont prises à main levée, excepté l’élection des membres du conseil d’administration qui prend la forme d’un scrutin à bulletin secret. Les décisions prises obligent tous les adhérent.e.s ayant droit de vote, même les absent.e.s.
Assemblées générales extraordinaires
1. Pouvoir
L’assemblée générale extraordinaire à compétence pour procéder à la modification des statuts, à la dissolution de l’association et à la dévolution de ses biens, et à la fusion ou transformation de l’association. D’une façon générale, elle a compétence pour prendre toutes décisions de nature à mettre en cause son existence ou à porter atteinte à son objet essentiel.
2. Quorum et majorité
L’assemblée générale extraordinaire ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins de ses membres ayant le droit de vote est présente. Si une première assemblée n’a pas réuni le quorum exigé, une nouvelle session sera convoquée dans les 15 jours qui suivent et dans ce cas, les décisions pourront être valablement prises, quel que soit le nombre de membres présents.
Les décisions sont prises à la majorité qualifiée des deux tiers des membres présent.e.s.
6. Bureau
Composition
L’association est dirigée par un conseil d’administration de 2 à 7 membres élu.e.s pour 4 ans. Le conseil d’administration est renouvelé tous les 2 ans. Les membres sortants sont rééligibles.
En cas de vacances d’un ou plusieurs postes d’administrateur.rice.s élus, le.la ou les administrateur.rice.s restant.e.s peuvent les pourvoir par cooptation. Les mandats des administrateur.rice.s ainsi coopté.e.s prennent fin à l’époque où devait normalement expirer le mandat d’administrateur.rice.s remplacé.s.ées.s. En cas de vacances de l’ensemble des membres du conseil d’administration, il est procédé à leur remplacement définitif à l’assemblée générale suivante.
Les fonctions d’administrateur.rice.s cessent par la démission, la perte de la qualité de membre de l’association, la révocation par l’assemblée générale, le décès. La révocation des membres du conseil d’administration ne peut être prononcée que par les membres ayant le droit de vote en assemblée générale.
Pouvoir
Le conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus, pour gérer, diriger et administrer l’association, sous réserve de ceux statutairement réservés aux assemblées générales, et notamment :
Il définit la politique et les orientations générales de l’association;
Il arrête les grandes lignes d’action de communication et de relations publiques de l’association;
Il décide de l’acquisition et de la cession de tous les biens meubles et objets mobiliers, fait effectuer toutes réparations, tous travaux et agencements, achète et vend tous titres et toutes valeurs;
Il peut acquérir tout immeuble nécessaire à la réalisation de l’objet de l’association, conférer tous les baux et hypothèques sur les immeubles de l’association, procéder à la vente ou à l’échange desdits immeubles, et accorder toutes garanties et sûretés. Il en informe l’assemblée générale ordinaire suivante;
Il peut prendre à bail tout immeuble nécessaire à la réalisation de l’objet de l’association et effectuer tous emprunts;
Il décide de la création d’antennes (établissement secondaire). Il en informe l’assemblée générale ordinaire suivante;
Il décide de la création et de l’organisation de commissions d’aide à la prise de décision et valide leur composition;
Il arrête les budgets avant le début de chaque exercice et contrôle leur exécution en liaison avec le trésorier;
Il fixe le montant de la cotisation annuelle qui doit être versée par les membres actif.ve.s et les membres adhérent.e.s., au plus tard le jour de la tenue de l’assemblée générale annuelle;
Il arrête les comptes de l’exercice clos;
Il nomme et révoque le.la directeur.trice général.e;
Il embauche et licencie tous les employé.e.s et fixe leur rémunération;
Il prononce l’exclusion des membres;
Il convoque les assemblées générales et fixe leur ordre du jour;
Il approuve, le cas échéant, le règlement intérieur de l’association;
Il autorise les actes et engagements dépassant le cadre des pouvoirs propres du.de la président.e.
Fonctionnement
Le conseil d’administration se réunit au moins 2 fois par an et toutes les fois qu’il est convoqué; dans un délai raisonnable, par son.sa président.e ou par la demande du tiers de ses membres.
La présence de ⅔ des membres est nécessaire pour le conseil d’administration puisse délibérer valablement. Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents, en cas de partage, la voix du.de la président.e est prépondérante. Le vote par procuration est autorisé.
Les fonctions de membres du conseil d’administration sont bénévoles. Les frais occasionnés par l’accomplissement du mandat d’administrateur.rice peuvent être remboursés après fourniture de pièces justificatives.
Ces frais sont intégrés à la comptabilité et apparaissent dans le bilan financier. Ils ne peuvent être engagés que sur accords du conseil d’administration.
C’est l’assemblée générale qui fixe annuellement les barèmes et les taux de remboursement dans les limites prévues par les services fiscaux.
Tout contrat ou convention passé.e entre l’association et un.e administrateur.rice, son.sa conjoint.e ou un.e proche doit faire l’objet d’une convention réglementée qui sera présentée pour information à l’assemblée générale suivante.
Le conseil d’administration élit parmi ses membres un bureau composé d’un.e président.e, d’un.e trésorier.ère et d’un.e secrétaire dont les fonctions spécifiques sont détaillées dans les articles 10, 11 et 12 des présents statuts. Ils.elles sont élu.e.s pour une durée de 2 ans. Les membres sortant.es du bureau sont rééligibles.